plan de classement

Comment réaliser un plan de classement des documents personnels ?

La mise en place d’un plan de classement de ses documents personnels n’est pas aussi facile qu’on pourrait le croire. Car plusieurs actes doivent être posés à cet effet. Découvrez ce qu’il y a à faire pour réaliser un bon plan de classement de vos documents personnels.

Qu’est-ce qu’un classement ?

Le classement est une démarche qui vise à gérer de manière organisée et structurée des documents. Le but est de mettre un ensemble d’éléments dans un certain ordre ou à leur place. 

Pour faire un classement, dans la pratique, on procède en deux temps. Il est nécessaire, dans un premier temps, de créer un cadre général où des catégories structurées sont mises en place. À cette étape, une place est définie pour chaque type de document ou dossier. Dans un deuxième temps, il faut placer dans chacune des catégories mises en place les documents qu’on doit disposer. En d’autres termes, chaque document doit être classé dans une catégorie. Pensez simplement à fonctionner ainsi si vous vous demandez comment réaliser un plan de classement efficace.

À quel moment commencer à classer ?

Le classement des archives peut être envisagé à tout moment. À partir de l’instant où on commence à produire un document, on doit penser à prendre des dispositifs dans ce sens.

Il est nécessaire de songer à un plan de classement fonctionnel dès la phase de production documentaire jusqu’à celle de la conservation définitive. Lorsque le classement est réalisé tôt, les documents sont mieux gérés et conservés avec efficacité.

En principe, une administration classe ses documents ou archives d’abord pour elle-même. Son objectif n’est pas forcément de faciliter leur consultation ultérieure par des chercheurs. Le classement tient place premièrement pour l’exécution de ses tâches.

Les archives dynamiques et semi-dynamiques doivent être classées par le producteur des archives en question. Il s’agit du classement originel qui doit être cohérent. Le maintien de ce classement est nécessaire durant le cycle de vie puisqu’il reflète les activités du producteur d’archives.

Comment classer efficacement ?

Pour classer efficacement, il faut faire preuve de rigueur et de méthode. Rien ne s’improvise. Qu’il s’agisse des archives courantes, des archives intermédiaires ou des archives définitives, ce sont les mêmes principes et méthodes de classement qui s’appliquent.

Ce qu’il faut faire pour réaliser un bon classement de ses documents est de les regrouper en dossier. Chacun de ses dossiers peut concerner une affaire, une procédure administrative ou un thème, par exemple le dossier d’un procès judiciaire ou le dossier individuel de personnel.

Dans le classement, il est nécessaire à un moment de créer des séries. Cela s’impose notamment lorsque des documents individuels ont des caractéristiques formelles identiques ou sont de même nature. Comme exemple, on peut citer les procès-verbaux de réunions de staff, les notes de service et les informations des registres. Lorsque des dossiers ont été constitués, eux-mêmes sont regroupés en des séries selon leur nature ou sur la base des affaires, thèmes ou procédures qu’ils traitent. Par exemple, il peut avoir des séries relatives à des dossiers individuels du personnel ou des dossiers en procédures du tribunal correctionnel. Et c’est l’ensemble des séries formées par un organisme ou une institution qu’on appelle fonds d’archives.

Bon à savoir pour réaliser un plan de classement correct

La réalisation d’un plan de classement correct passe absolument par une gestion qui s’appuie sur une certaine logique. Il faut qu’un schéma bien précis soit tracé et serve de guide pour classer dans les règles de l’art les documents présents dans les bureaux, c’est-à-dire les archives courantes. À la base, l’idée est de fournir à tous les départements d’un organisme ou d’un service et à toutes les personnes qui ont été mobilisées une structure logique qui donne la possibilité de classer tous les documents que ces personnes produisent ou reçoivent en pilotant leurs activités.

Grâce au plan de classement, il est facile de systématiser et d’uniformiser le classement de ses documents. Cela permet de conférer à chaque dossier une place unique et définitive.

On considère le plan de classement comme un outil de repérage qui simplifie le classement et rend plus efficace le processus de recherche de l’information. Il est utile à toutes les étapes du cycle de vie du document. Lorsque le plan est parfaitement conçu, on ne voit plus le classement comme une charge supplémentaire, mais plutôt un processus faisant partie intégrante du travail. Pour le personnel, cette démarche est la bienvenue, car elle leur simplifie la tâche. En effet, le plan de classement permet à chaque membre du personnel de savoir exactement là où les pièces et les dossiers qu’il traite se trouvent et doivent aboutir. Chacun sait surtout où se rendre pour retrouver rapidement un document ou un dossier, et ce, quelles que soient les particularités de celui-ci. Et lorsque le moment de transformer en archives définitives certains documents arrive, cela se fait naturellement.

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