dématérialisation

Quels sont les avantages de la dématérialisation ?

La dématérialisation, la majorité des entreprises, pour ne pas dire toutes, en parlent depuis ces dernières années. En tout cas, beaucoup y voient un élément incontournable d’une stratégie d’amélioration de l’organisation de l’entreprise. Voyons en détail les principaux avantages de la transformation digitale. 

La dématérialisation simplifie la gestion

La dématérialisation est indissociable de la politique de développement et de croissance d’une entreprise qui se revendique moderne et compétitive. Ce pilier de croissance passe par la transformation ou le remplacement des documents en papier par des documents numériques. 

Les documents ainsi numérisés permettent à l’entreprise de les rendre faciles d’accès aussi bien pour les collaborateurs internes qu’externes. En effet, numérisés, les supports d’information tels que les fiches de paie, les factures, les courriers de convocation ou d’information… peuvent être accessibles à distance dès lorsqu’ils sont partagés via un réseau intranet ou internet. Contrôler le travail des employés devient ainsi plus facile pour la direction.

La digitalisation sous son aspect de dématérialisation des échanges améliore l’efficacité du personnel. Le suivi et le rappel des tâches incombant à chacun deviennent plus faciles. Le niveau de sécurité et de fiabilité du service d’achat, de comptabilité ou de facturation ainsi que du pôle commercial augmente. Autant d’améliorations permettant d’influer de manière positive l’image commerciale de l’entreprise aux yeux des clients et prospects. 

La dématérialisation offre un gain de temps 

Le gain de temps lié à l’informatisation des documents est considérable. L’archivage ou le stockage peut se faire à l’aide d’un outil de travail accessible sur un réseau interne ou en ligne. Les personnes qui souhaitent et autorisés à avoir l’accès à ces documents numériques peuvent ainsi le faire en un rien de temps de n’importe où du bureau, voire du monde entier. Les délais de traitement seront ainsi réduits et mieux maîtrisés. Elle aura par la même occasion un meilleur niveau de compétitivité comparé à des concurrentes qui ne pratiquent pas encore la digitalisation. 

La dématérialisation des échanges interne permet aux collaborateurs d’agir de concert pour tendre vers un résultat nécessitant plusieurs types de compétences dans un délai plusieurs fois plus court que si le travail a été fait hors digitalisation. Les clients habitués à la facturation non informatisée seront heureux de pouvoir recevoir leurs factures sans devoir se déplacer au local des entreprises fournisseurs. Par internet, le fournisseur quant à lui peut soumettre rapidement une facture pro forma à son prospect pour convaincre ce dernier combien son offre est compétitive. Le prospect sera par conséquent plus enclin à s’engager et le faire dans un meilleur délai.  

La dématérialisation réduit le coût des échanges

Pour les entreprises, il n’est plus à démontrer que les échanges des documents présentent un coût non négligeable. Un coût qu’elles doivent intégrer dans les prix des produits et services à facturer aux clients. 

Avec la dématérialisation, il n’est plus nécessaire d’engager un amateur pour aller remettre systématiquement les documents aux collaborateurs chargés de les traiter. Il n’y a plus besoin de passer par La poste, colissimo, dhl … et consort pour aller soumettre aux clients grands comptes leurs factures. 

L’entreprise peut ainsi réaliser une économie assez importante en une année d’exercice. Une économie qu’elle peut réinvestir dans des publicités, des recherches et innovations, voire dans l’amélioration des conditions de travail de ses collaborateurs. Un collaborateur qui travaille dans de meilleures conditions sera en effet plus productif et moins enclin à démissionner.  

La dématérialisation sauve des vies par l’écologie

À l’heure où les impacts du changement climatique sur la vie humaine sont palpables, bien entreprendre ne se résume plus à générer des profits. Les clients sont de plus en plus soucieux de l’engagement écologique de leurs fournisseurs. Une entreprise qui fait fin l’écologie aura donc du mal à vendre, même en proposant des tarifs plus attractifs. 

Par conséquent, le remplacement des documents au format papier par des données informatisées devient l’un des engagements écologiques qu’une entreprise peut faire pour sauver son affaire. Utiliser moins de papier signifie en effet contribuer à la réduction de coupes d’arbres et de l’eau, lesquels sont des éléments essentiels à la vie. 

La dématérialisation ne concerne pas uniquement les entreprises, de plus en plus d’administrations publiques prennent également le chemin de la transformation digitale. C’est une décision plus qu’évidente pour les administrations de collecte des impôts et redevances pour ne citer que les Fisc et les douanes.

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